Kiedy sprawdzenie rachunku ma znaczenie
Dla płatności między przedsiębiorcami, gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł, a faktura dotyczy towarów lub usług z wykazu, przelew na rachunek spoza białej listy ma skutki podatkowe po stronie płacącego. Chodzi między innymi o brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów w części przekraczającej próg oraz o ograniczenie ochrony przed odpowiedzialnością solidarną za VAT dostawcy. Dokładny zakres i wyjątki opisuje Ministerstwo Finansów na stronie o białej liście podatników VAT. Przy wątpliwościach decyduje doradca podatkowy.
Dla płatności poniżej progu prawo nie wymaga sprawdzenia, ale sprawdzenie nadal ma sens jako ochrona przed fałszywą fakturą i podmianą numeru konta.
Trzy sytuacje, które powtarzają się najczęściej
- dostawca przysyła mailem nową fakturę z innym numerem konta niż poprzednio,
- konto na fakturze należy do innej firmy lub osoby prywatnej,
- dostawca zmienia bank, a stary rachunek znika z wykazu.
Ręczne sprawdzenie krok po kroku
1. Pobierz NIP dostawcy z faktury i numer rachunku, na który masz zapłacić.
2. Otwórz wyszukiwarkę wykazu podatników VAT i wpisz NIP.
3. Porównaj każdą cyfrę numeru konta z wynikiem. Wystarczy jeden zły znak, by rachunek nie pasował.
4. Zapisz wynik (zrzut ekranu lub wydruk z datą), bo to dowód należytej staranności.
5. Sprawdź w dniu przelewu, nie w dniu zatwierdzenia faktury, bo wykaz zmienia się na bieżąco.
Przy jednej fakturze to minuta. Przy 80 płatnościach tygodniowo to ponad godzina czystego przepisywania, która powtarza się co tydzień.
Ile to kosztuje przy 80 płatnościach tygodniowo
Załóżmy dział księgowości, który płaci 80 faktur tygodniowo, z czego około 30 dotyczy dostawców, u których sprawdzenie rachunku ma znaczenie. Jeżeli sprawdzenie z dokumentacją zajmuje 3 minuty, to 30 sprawdzeń daje 90 minut tygodniowo, czyli około 6 godzin miesięcznie. Przy stawce 60 zł za godzinę wychodzi 360 zł miesięcznie na samo przepisywanie, bez kosztu pomyłki.
| Podejście | Czas miesięcznie | Ryzyko |
|---|---|---|
| Ręcznie przy każdym przelewie | około 6 godzin | pomyłka w cyfrze, brak śladu |
| Raz przy zakładaniu dostawcy | kilka minut na dostawcę | zmiana konta bez wiedzy księgowości |
| Lista dostawców z codziennym sprawdzaniem | import raz, potem alerty | wyjątki obsługiwane ręcznie |
Rachunek jest przybliżony i zależy od Twojej stawki oraz liczby dostawców, ale pokazuje, że stały koszt rośnie wraz z liczbą płatności, a sprawdzenie jednorazowe nie chroni przed późniejszą zmianą numeru.
Jak ograniczyć pracę do wyjątków
Zamiast sprawdzać każdy przelew od zera, wgraj listę dostawców z programu księgowego (kolumna NIP wystarczy) do narzędzia, które porównuje dane z wykazem i pilnuje zmian. W Ratingi każdy kontrahent ma status VAT i rachunki z białej listy, a monitoring kontrahentów wysyła alert, gdy zmieni się status lub rachunek. Księgowa ręcznie sprawdza wtedy tylko te płatności, przy których pojawił się alert albo nowy numer konta na fakturze.
Rating od A do E dodaje drugą warstwę. Poprawny rachunek nie mówi, czy dostawca przetrwa kolejny kwartał. Jak ten rating powstaje, opisujemy w części jak działa rating, a ocenę pojedynczego dostawcy zrobisz przez sprawdzenie firmy po NIP.
Jak udokumentować sprawdzenie
Zapisuj datę, NIP, numer rachunku i wynik. Ratingi przechowuje historię sprawdzeń firmy, więc ślad powstaje przy okazji. To ułatwia późniejszą rozmowę z organem lub audytorem, a więcej o tym, co powinno znaleźć się w teczce kontrahenta, piszemy we wpisie o należytej staranności i białej liście.
Co zrobić, gdy rachunku nie ma na białej liście
Nie płać od razu. Poproś dostawcę o potwierdzenie rachunku w formie pisemnej i sprawdź, czy konto należy do tej samej firmy. Dostawca może wskazać rachunek, który nie jest jeszcze zgłoszony, albo to próba wyłudzenia. Jeśli płatność jest pilna, wykaz podatkowy przewiduje procedurę zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o dokonaniu przelewu na rachunek spoza wykazu, ale warunki trzeba zweryfikować na stronie urzędu lub z doradcą.
Plan dla działu księgowości
Dział z kilkudziesięcioma dostawcami zaczyna od planu Start za 249 zł netto miesięcznie (do 50 kontrahentów w monitoringu). Większy dział z kilkuset dostawcami wybiera plan Zespół za 599 zł netto miesięcznie (do 300 kontrahentów, pięć kont). Płatność roczna obniża cenę o połowę. Szczegóły są w cenniku.
Jak sprawdzić rachunek bankowy kontrahenta?
Wpisz NIP dostawcy w wyszukiwarce wykazu podatników VAT i porównaj numer konta z fakturą. W Ratingi zobaczysz rachunki z białej listy razem z ratingiem firmy, a przy zmianie dostaniesz alert.
Kiedy trzeba sprawdzać rachunek na białej liście?
Przy płatnościach między przedsiębiorcami powyżej 15 000 zł, dla transakcji objętych przepisami o wykazie. Dokładne warunki podaje Ministerstwo Finansów, a w razie wątpliwości warto zapytać doradcę podatkowego.
Czy wystarczy sprawdzić rachunek raz przy zakładaniu dostawcy?
Nie. Dostawca może zmienić bank lub zawiesić działalność, a rachunek zniknąć z wykazu. Sprawdzenie w dniu przelewu albo codzienny monitoring listy ogranicza to ryzyko.
Czy można sprawdzić wielu dostawców jednocześnie?
Tak. W planach Zespół i Firma wgrywasz listę z pliku CSV lub XLSX i dostajesz status oraz rating dla każdej pozycji.
Sprawdź rachunki i rating dostawców z jednej listy
Wpisz NIP i zobacz status VAT, rachunki z białej listy oraz rating od A do E.
Sprawdź rating