Scoring kontrahentów B2B, jak wybrać system i czego wymagać

Najważniejsze pytanie przed zakupem brzmi: czy dostaniesz uzasadnienie wyniku. System, który podaje tylko liczbę, ma dwie wady. Po pierwsze, handlowiec nie wie, co zrobić, gdy wynik jest niski. Nie wie, czy prosić o zaliczkę, skrócić termin, czy poczekać na dokumenty. Po drugie, nie obronisz decyzji. Gdy księgowa, audytor albo bank zapyta, dlaczego odbiorca dostał limit pół miliona, odpowiedź „bo tak wyszło w systemie” nie wystarczy.

W Ratingi każda firma zaczyna od 100 punktów, a minusy dostaje za konkretne, sprawdzalne sygnały z białej listy VAT i z KRS. Wynik zamienia się na literę od A do E, a przy każdej ocenie widzisz listę powodów. Pełne zasady opisujemy na stronie o tym, jak działa rating. Taki układ ma jedną cechę, której nie ma czarna skrzynka: dwie osoby w firmie dochodzą do tej samej decyzji z tych samych danych.

1. **Dane sprzed roku.** Scoring oparty na rocznym sprawozdaniu ocenia firmę, jaką była dwanaście miesięcy temu. Sprawdź, jak często odświeżane są dane i czy w ocenie uwzględniane są bieżące wpisy z KRS.

2. **Brak monitoringu.** Wynik z dnia podpisania umowy starzeje się z każdym tygodniem. Większość strat powstaje u odbiorców, którzy na początku wyglądali dobrze. Potrzebujesz alertu, gdy rating spada, a nie tylko jednorazowej oceny. Opisujemy to na stronie o monitoringu kontrahentów.

3. **Wynik bez decyzji.** Scoring ma sens, gdy przekłada się na limit i termin płatności. Szukaj funkcji, która podpowie, ile i na ile dni możesz sprzedać, tak jak limit kupiecki.

4. **Cena doliczana do każdego sprawdzenia.** Przy kilkudziesięciu odbiorcach rachunek za pojedyncze raporty szybko przerasta abonament. Ceny rynkowe porównujemy we wpisie o kosztach monitoringu kontrahentów.

5. **Brak śladu decyzji.** Jeśli system nie zapisuje, kto i kiedy zatwierdził wyższy limit, w razie sporu masz tylko pamięć handlowca.

Liczba kontrahentów decyduje o tym, jakiego narzędzia potrzebujesz.

• **Do kilkunastu transakcji rocznie.** Wystarczy jednorazowe sprawdzenie w rejestrach i raport przy największych zleceniach. Osobny system się nie zwraca.
• **Od kilkudziesięciu stałych odbiorców.** Potrzebny jest abonament z monitoringiem. Ręczne sprawdzanie co kwartał pochłania godziny pracy i omija problemy, które pojawiają się między kontrolami. Plan Start w Ratingi kosztuje 249 zł netto miesięcznie i obejmuje 50 kontrahentów w monitoringu.
• **Od kilkuset kontrahentów i kilku użytkowników.** Dochodzą import listy z pliku CSV lub XLSX, wiele kont i wspólny rejestr decyzji. Plan Zespół kosztuje 599 zł netto miesięcznie za 300 kontrahentów i pięć kont.
• **Tysiące kontrahentów.** Plan Firma kosztuje 1 490 zł netto miesięcznie za 2 000 kontrahentów. Płatność roczna obniża każdą z tych cen o połowę, a aktualne warunki są w cenniku.

Do tego dodajemy 23% VAT. Dla porównania: jedna niezapłacona faktura na kilkadziesiąt tysięcy złotych kosztuje zwykle więcej niż kilka lat abonamentu na najmniejszym planie.

Najtrudniejsze nie jest narzędzie, tylko nawyk. Zacznij od trzech kroków.

1. Zaimportuj listę aktualnych odbiorców i zobacz rozkład ocen. Zwykle okazuje się, że większość portfela jest bezpieczna, a kilka pozycji wymaga rozmowy.

2. Ustal jedną regułę dla wszystkich handlowców: oceny A i B standardowy termin, C ostrożny limit, D krótki termin lub zaliczka, E przedpłata. Progi dostosuj do własnej marży.

3. Włącz alerty mailowe i wyznacz osobę, która reaguje na spadek ratingu. Pełny proces krok po kroku opisujemy we wpisie o procedurze weryfikacji kontrahentów.

Gdy przy analizie portfela okaże się, że kilku odbiorców jest w trudnej sytuacji, warto na bieżąco śledzić postępowania upadłościowe i zmiany w zarządach, na przykład w serwisie z upadłościami firm i zmianami w KRS, który pomaga zauważyć sygnały spoza własnej listy.

Scoring wewnętrzny nie jest tym samym co rating agencji ratingowych. Agencje oceniają duże podmioty i obligacje, a małe i średnie firmy w większości w ogóle nie mają oficjalnego ratingu. Scoring kontrahentów MSP uzupełnia tę lukę danymi publicznymi. Różnice opisujemy we wpisie o ratingach kredytowych i ratingu kontrahenta.

To ocena ryzyka współpracy z firmą wyrażona jednym wynikiem, na przykład literą od A do E. Powstaje z danych o statusie, historii, wpisach negatywnych i finansach. Pomaga zdecydować, jaki limit i termin płatności przyznać odbiorcy.

Najlepiej na bieżąco. Ocena wykonana raz przy podpisaniu umowy starzeje się z każdym miesiącem, dlatego potrzebny jest monitoring z alertem, gdy rating spada lub w KRS pojawia się istotna zmiana.

Nie daje stuprocentowej pewności, ale zmniejsza ryzyko. Rating wskazuje odbiorców, którym nie warto dawać długiego terminu. Duże ekspozycje można dodatkowo zabezpieczyć polisą, co opisujemy we wpisie o ubezpieczeniu należności i monitoringu.

Tak. Ratingi korzysta z danych publicznych, takich jak biała lista VAT i KRS, a zasady punktacji są jawne. Dzięki temu możesz wyjaśnić każdą ocenę przed zarządem lub audytorem.

Wpisz NIP i sprawdź rating od A do E wraz z listą powodów.